В срок до 15 ноември (за осъществяване на зимна практика и на обучение през летния семестър) и до 15 март (за осъществяване на лятна практика) одобрените кандидати подготвят следните документи:
1. Задължителни
1.1. Application form (Формуляр за кандидатстване) – публикуван на сайта на приемащия Университет!
1.2. Learning agreement – for studies/for traineeships (Споразумение за обучение/практика). Подписва се от студента, Факултетния (Институционалния) координатор и се изпраща за подпис в приемащия университет. Включва предмети, които студентът ще изучава в приемащия университет, по възможност носещи общо 30 кредита и съвпадащи с предметите по учебния план на студента/курсанта в периода на неговото отсъствие или от следващите години на обучение.
1.3. Договор за финансиране на мобилност (между обучаемият и НВУ „Васил Левски“)
1.4. Сертификат/Удостоверение за владеене на английски език. При липса се прилага оценка от Теста по английски език.
1.5. Декларация за защита на личните данни
2. Незадължителни (ако се изискват)
2.1 Формуляр за настаняване (Housing application/Accommodation form) – в случай, че приемащия университет предлага настаняване (общежитие). Може да бъде комбиниран с формуляра за кандидатстване
2.2 Академична справка (Transcript of records) – документ, съдържащ изучаваните до момента предмети и тяхната продължителност. Изготвя се на английски език и се заверява от служителите в Еразъм+ офиса
2.3 Други – снимки, CV, копие от диплома и т.н.
Утвърдените за мобилност обучаеми се командироват от Министерство на отбраната на Р.България за съответния срок на мобилността в съответната държава на университета – партньор. Командироването се извършва служебно от служителите на Еразъм+ офиса след представянето на всички изискуеми документи и получен положителен отговор от университета - партньор.
Преди заминаване - утвърдените за мобилност обучаеми предприемат следните действия преди заминаване:
- Подписват окончателния вариант на Договор за финансиране на мобилност;
- Откриват на свое име банкова сметка (BGN) в избрана от тях банка и предоставят на служителите на Еразъм+ офиса номера й;
- Уточняват начин на настаняване, дати на пътуване и средства за транспорт;
- Подават заявление за издаване на Европейска здравноосигурителна карта – в срок от 30 дни преди пътуването, издава се безплатно, документи се подават в офисите на Банка ДСК или друго оторизирано място;
- След подписване на Договора за финансиране на мобилност, обучаемият получава персонален достъп до езиковата платформа On-line linguistic support http://erasmusplusols.eu/, където прави езиков тест. В зависимост от оценката от онлайн теста обучаемият получава лиценз за онлайн курс за повишаване на чуждоезиковото си ниво;
- Обучаемият уведомява съответния инспектор към своя Факултет за предстоящата мобилност, като подава служебна бележка, издавана чрез служителите на Еразъм+ офиса;
- По желание обучаемият може да си направи допълнително застраховка за периода на пребиваването си в чужбина (препоръчително).