Две дами събират, подреждат и съхраняват цялата документация на Националния военен университет „Васил Левски“. Десетки страници всеки ден минават през ръцете на Лилия Лазарова и Йорданка Александрова, които работят в Учрежденския архив – най-младото звено на Военния университет.
„Ние съхраняваме тук два вида документи – с историческо и справочно значение и общоадминистративни документи. Това са документи за историята на университета, заповеди на началника, годишни планове, главни книги за успеха на курсантите и студенти, ведомости за заплати, учебни планове, квалификационни характеристики, годишни планове, протоколи от заседания… Някои се съхраняват 15, 20, 50 години, някои - безсрочно. Времето за съхранение е определено от Военноисторическия архив във Велико Търново, където и отиват всички документи след изтичането на срока“, обяснява процедурата Лилия Лазарова, завеждащ Учрежденския архив.
През 2015 г., със заповед на министъра на отбраната, е създаден Учрежденският архив в Националния военен университет. Преди това цялата документацията е била съхранявана в Регистратурата за класифицирана информация и в Регистратурата за некласифицирана информация, а после предавана в Оперативния архив в София. „Сега ние приемаме целия поток от документи по график. Понеже нямаме право да съхраняваме тук класифицирана информация, тя идва при нас, след като бъде декласифицирана“, допълва Лилия Лазарова. А нейната колежка Йорданка Александрова уточнява, че най-старите документи съхранявани в Учрежденския архив са от 1988-89 г.
През 2019 г. от Оперативен архив в София върнали всички документи, на Националния военен университет след обединяването на трите факултета във Велико Търново, Долна Митрополия и Шумен.
Само преди няколко дни в Учрежденския архив бяха върнати трудови договори и ведомости за заплати за различни периоди от време на бившето Артилерийско училище „Панайот Волов“ и на учебните бази „Васил Левски“ и „Панайот Волов” в Шумен.
Около 1520 архивни единици има вече в Учрежденския архив на НВУ. Една архивна единица представлява едно цяло дело, в което може да съдържа от 250 до 400 листа. „Работата на архивиста е да умее да класифицира значението на всеки един документ, за да не бъдат унищожени неправомерно. За целта ние четем всяка страница, всеки ред, за да преценим документът дали е с историческо или справочно значение, дали е в точното дело или е попаднал в друго дело“, казва Лили и допълва, че всяка година в архива влизат между 14-15 000 общоадминистративни документа.
И колкото интересна е историята на всеки документ, толкова любопитна е историята и на кутиите, в които се съхраняват делата. Производство са на Силистренска фирма – единствената, която прави кутии за архиви, библиотеки и подобни учреждения в страната. „Попаднахме на тези кутии съвсем случайно. Те са много по-удобни и стабилни от старите кашони, които ползвахме. Удобни са за работа, има си начин да ги отваряме, без да е нужно да ги сваляме всеки път от рафтовете. Пазят документите от светлината за да бъдат правилно съхранени“, показва Лилия Лазарова.
Освен, че старателно архивират документацията, Лилия и Йорданка почти ежедневно правят и всякакви справки. „О, колко често ни се случва да дойде някой и да каже: „Имаше едно писмо за доставка на пирони от 2015 г…“ Накрая се оказва, че не става дума за пирони, а за компютри и писмото е от 2019 г., но ние все пак откриваме нужния документ. И успяваме точно, защото и двете старателно четем всичко, за да коригираме навреме допуснатите грешки и да поправим пропуските“, усмихва се Лилия Лазарова. И допълва, че от 2015 г. към архива съществува и постоянна експертна комисия, чийто председател е заместник-началникът по административната дейност на НВУ.
И двете дами признават, че много си обичат работата още повече, че вече са успели да подредят един отлично действащ Учрежденски архив. Самите те също са чудесен екип, защото работят заедно от 2005 г. В началото Лили била сержант Лазарова и на длъжност картограф. Йорданка Александрова е била в Секретна библиотеката и в Регистратурата за класифицирана информация. „Събрахме се в секретната библиотека. После пак заедно ни преназначиха тук, когато беше създаден Учрежденския архив. И на практика сме първите архивисти на Националния военен университет“, казва г-жа Александрова.